Rilismedia.co-Kaltim. Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) terus berkomitmen untuk memaksimalkan pengelolaan data kearsipan. Salah satu langkah konkret yang dilakukan adalah mengadakan pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis dalam kurun waktu 2005 hingga 2011.
Kegiatan ini dilaksanakan di Aula Dispora Kaltim, Selasa (5/11/2024), bekerja sama dengan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) provinsi Kaltim.
Pelaksana Harian (Plh) Dispora Kaltim, Sri Wartini, menjelaskan bahwa pemusnahan ini mencakup arsip-arsip yang dianggap tidak lagi relevan, dengan fokus pada dua jenis arsip, yaitu substantif dan fasilitatif.
“Arsip yang dimusnahkan meliputi arsip pegawai dan keuangan dari tahun 2005 hingga 2011. Sementara itu, penyerahan arsip statis dari tahun 2008 hingga 2011 berjumlah 142 berkas,” ungkapnya.
Sri Wartini juga menyebutkan beberapa jenis arsip yang dimusnahkan, termasuk arsip pendirian Dispora, akta kepegawaian, serta arsip operasional dinas lainnya.
Menurutnya, arsip-arsip ini sudah tidak terpakai dan perlu dimusnahkan untuk menghindari penumpukan data yang tidak relevan.
“Arsip keuangan residensi-residensi hanya perlu disimpan selama 10 tahun, jadi sudah saatnya untuk dimusnahkan,” jelasnya.
Lebih lanjut, kegiatan pemusnahan ini merupakan bagian dari rencana yang telah disusun selama dua tahun terakhir. Meskipun rencana tersebut telah dipersiapkan sejak lama, persiapan yang matang menjadi prioritas sebelum pelaksanaan. Akhirnya, kegiatan ini dapat dilaksanakan tahun ini.
Dengan adanya kegiatan ini, Dispora Kaltim berharap dapat meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan data kearsipan, serta memastikan bahwa arsip yang tersimpan adalah yang benar-benar diperlukan dan relevan untuk kegiatan dinas di masa mendatang.
(ADVDispora/Araa).
