TENGGARONG, Rilismedia.co – Tumpukan arsip yang selama bertahun-tahun memenuhi ruang penyimpanan akhirnya mulai ditangani Dinas Ketahanan Pangan (Disketapang) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar).
Sebanyak 6.608 berkas yang dinilai sudah tidak memiliki nilai guna diproses untuk dimusnahkan setelah melalui pemilahan dan penilaian oleh arsiparis.
Kepala Disketapang Kukar, Ananias, S.Hut., M.P., menjelaskan bahwa penumpukan arsip terjadi karena sejak perubahan kelembagaan pada tahun 2008 dari Badan Ketahanan Pangan dan Penyuluhan menjadi Dinas Ketahanan Pangan, pemusnahan arsip belum pernah dilakukan.
Akibatnya, ruang pusat penyimpanan arsip atau record center semakin penuh dan membutuhkan penanganan.
“Sejak perubahan kelembagaan, pemusnahan arsip belum pernah dilakukan. Akibatnya, record center kami menjadi penuh,” ujar Ananias saat diwawancarai.
Untuk mengatasi persoalan tersebut, Disketapang Kukar berkoordinasi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan. Dengan pendampingan arsiparis, dokumen-dokumen lama diperiksa dan dipilah berdasarkan nilai guna, keterkaitan dengan sejarah, serta kriteria lain yang menentukan apakah suatu arsip masih perlu disimpan atau sudah dapat dimusnahkan.
Menurut Ananias, proses tersebut tidak dilakukan secara sembarangan. Penentuan arsip yang layak dimusnahkan mengacu pada penilaian dan pendampingan arsiparis, termasuk mempertimbangkan masa penyimpanan dokumen sesuai ketentuan yang berlaku.
“Di bawah bimbingan arsiparis, kami sudah memilah mana yang boleh dimusnahkan dan mana yang tidak boleh dimusnahkan,” jelasnya.
Dari hasil pendataan, sebanyak 6.608 berkas dinyatakan dapat dimusnahkan. Banyaknya dokumen yang harus ditangani membuat proses pemusnahan membutuhkan upaya ekstra.
Ananias bilang Disketapang Kukar sempat mencoba menggunakan mesin untuk menghancurkan dokumen. Namun, karena volume arsip yang begitu banyak, proses tersebut dinilai memakan waktu dan membuat mesin cepat panas.
“Awalnya kami mencoba menggunakan mesin, tetapi prosesnya terlalu lama. Mesinnya juga panas karena arsip yang dihancurkan sangat banyak. Bahkan, sudah satu truk arsip kami kirimkan ke Dinas Lingkungan Hidup,” ungkap Ananias.
Setelah mempertimbangkan kondisi tersebut, proses pemusnahan kemudian dilakukan secara manual. Dokumen dihancurkan hingga tidak lagi dapat dibaca atau dipulihkan, sehingga informasi di dalamnya tidak mudah diakses kembali. Pelaksanaannya juga disaksikan sejumlah pihak sebagai bagian dari pengawasan. Selain Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, proses tersebut turut melibatkan Inspektorat dan bagian hukum.
“Kemarin ada saksi dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan, Inspektorat, serta bagian hukum. Proses pemusnahan dilakukan dengan disaksikan pihak-pihak tersebut,” katanya.
Dokumen yang telah dihancurkan selanjutnya diserahkan kepada Dinas Lingkungan Hidup untuk penanganan lebih lanjut. Disketapang Kukar mempercayakan pengelolaan sisa dokumen tersebut kepada instansi yang memiliki kewenangan dan pemahaman mengenai pengelolaan sampah.
“Berkas-berkas yang sudah dicacah kami kirim ke Dinas Lingkungan Hidup. Untuk pengelolaan selanjutnya, kami serahkan kepada mereka, apakah akan didaur ulang atau ditangani dengan cara lain,” jelasnya.
Ananias menegaskan, arsip yang dimusnahkan merupakan dokumen administrasi perkantoran yang telah dinilai tidak lagi memiliki nilai guna. Sementara itu, dokumen penting dan bersejarah tetap dipertahankan karena masih memiliki fungsi dan nilai untuk kepentingan tertentu.
Dokumen seperti BPKB, STNK, serta surat-surat penting lainnya tidak termasuk dalam arsip yang dimusnahkan. Begitu pula dokumen lain yang masih dibutuhkan untuk kepentingan administrasi, pembuktian, maupun nilai sejarah.
“Kalau dokumen seperti surat masuk dan surat keluar sudah lebih dari lima tahun dan berdasarkan penilaian arsiparis tidak lagi memiliki nilai guna, maka dapat dimusnahkan sesuai ketentuan. Namun, dokumen penting yang masih memiliki nilai guna tentu tidak kami musnahkan,” tutupnya.
