Rilismedia.co-Kaltim. Dalam era digital saat ini, pengelolaan arsip yang efisien menjadi sangat penting bagi setiap instansi pemerintah. Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) menegaskan bahwa digitalisasi arsip merupakan bagian penting dari modernisasi dalam pengelolaan dokumen pemerintahan.
Inisiatif ini ditujukan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam manajemen arsip, sekaligus mengurangi beban dari penyimpanan dokumen fisik.
Pernyataan ini disampaikan oleh Rasman Rading, Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, dalam kegiatan pemusnahan arsip yang berlangsung untuk dokumen periode 2005 hingga 2011 serta penyerahan arsip statis dari tahun 2008 hingga 2011, yang diadakan di Aula Dispora Kaltim pada Selasa (5/11/2024).
Ia menjelaskan bahwa pemusnahan arsip yang tidak lagi diperlukan adalah langkah krusial untuk menghindari penumpukan dokumen yang dapat menimbulkan beban administratif bagi setiap dinas.
“Pemusnahan arsip harus dilakukan dengan mematuhi aturan yang berlaku agar tidak terjadi penumpukan,” ujarnya.
Rasman juga menekankan pentingnya digitalisasi, yang memungkinkan akses terhadap dokumen penting dalam format digital. Ia menegaskan bahwa dokumen yang penting tidak seharusnya hilang, terutama dalam situasi hukum di mana keberadaan dokumen menjadi sangat vital.
Ia menjelaskan lebih lanjut bahwa arsip yang dimaksud mencakup dokumen dari tahun 2005 hingga 2011 yang kini sudah tidak relevan. Meskipun dokumen fisik masih ada, digitalisasi dianggap sebagai solusi yang lebih efisien untuk penyimpanan dan akses data.
“Keputusan untuk menghancurkan dokumen selalu mempertimbangkan relevansi dan kebutuhan,” tuturnya.
Dengan mengimplementasikan digitalisasi arsip, Dispora Kaltim berharap dapat menciptakan sistem manajemen dokumen yang lebih efisien dan sesuai dengan hukum, serta meningkatkan kualitas administrasi di lingkungan pemerintahan.
(ADVDispora/Araa)
